Acrobat DC e Document Cloud, la gestione documentale in cloud è possibile

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Con Acrobat DC e Document Cloud, Adobe rivoluziona la gestione documentale ed estende al mondo mobile le fasi di acquisizione, modifica, compilazione, firma, sincronizzazione e condivisione documentale

Poco meno di un mese fa sono arrivati gli annunci di Adobe Acrobat DC e Document Cloud a livello mondiale, da oggi tutte le soluzioni e i servizi sono disponibili anche in lingua italiana. Abbiamo assistito a una prima demo in occasione dell’annuncio e ancora in modo più approfondito oggi in occasione del lancio in Italia.

Adobe ha letteralmente reinventato Acrobat che nella nuova versione perde la numerazione ufficiale (sarebbe Acrobat 12, si chiama Acrobat DC), diventa a tutti gli effetti soluzione di servizio professionale per tutto il ciclo di creazione e gestione del documento, e ha tutte le carte in regola per sancire la fine dei documenti ‘disconnessi‘. Con questo termine Adobe identifica tutti quei file documentali che per cause di forza maggiore continuano ad avere una doppia natura, cartacea e digitale, a scapito della produttività individuale e aziendale e, tout court, del business. Si pensi a quante volte ci è capitato di dovere stampare un documento, compilarlo, riscansionarlo e inviarlo via posta elettronica, allungando i processi di lavoro, ma soprattutto causando la proliferazione delle versioni da archiviare nel doppio formato.

Nuovi loghi Adobe

Uno studio Adobe, condotto su oltre 5mila professionisti di Stati Uniti, Regno Unito, Germania, Francia e Australia – ma sarebbe stato interessante studiare anche il caso italiano – rivela come oltre la metà degli stessi ritenga che processi inefficienti siano una distrazione da mansioni più importanti, ma soprattutto 4 su 5 degli intervistati lamentano la difficoltà a trovare documenti di cui conoscono l’esistenza e come il controllo delle diverse versioni sia tra i problemi più frustranti legati alla gestione dei documenti. Purtroppo, almeno in un passaggio nel loro ciclo di vita, l’ottanta percento dei documenti dipende ancora dalla carta (IDC, Addressing The document Disconnect, marzo 2015).

Adobe Document Cloud
Adobe Acrobat DC – l’apposizione della firma su un documento Adobe Acrobat DC

 

Adobe oggi vanta 400mila copie di Adobe Reader Mobile scaricate ogni giorno, 50 miliardi di Pdf aperti ogni anno, e 100 milioni di accordi firmati digitalmente, ma con l’annuncio di oggi Adobe sembra avere davvero trovato la quadratura del cerchio con una serie di soluzioni on premise e in cloud che permettono di firmare un documento, per esempio dal proprio smartphone (qualsiasi sia il suo sistema operativo), senza installare nemmeno un bit sul device, come anche di digitalizzare perfettamente anche solo la foto di un documento rendendolo editabile, conformandolo alla perfezione a un documento generato direttamente dal computer e soprattutto preparandolo per la firma, con tutte le soluzioni per mantenere il controllo su quando è stato firmato o addirittura lasciando al software l’incombenza di generare i solleciti del caso.

Adobe Document Cloud e Acrobat DC
Adobe Document Cloud e Acrobat DC – Già dalle icone disegnate anche per un utilizzo touch è facile individuare il task da portare a termine

 

Infatti, con un profilo unico e un hub personale in cloud (Adobe intanto sta estendendo le possibilità di integrazione con i sistemi di archiviazione in cloud come Dropbox, OneDrive e Google Drive), è possibile acquisire nuovi documenti, generarli, importarli da formati office, compreso PowerPoint, ma anche esportarli, oppure semplicemente catturarli con una foto dallo smartphone e utilizzarli fino alla loro archiviazione, magari dopo averli sottoposti a una serie di processi di approvazione e firma. In questo caso siamo rimasti davvero impressionati dalle possibilità di intervenire su qualsiasi documento scansionato, senza perdere formati e formattazione.

E’ notevole le possibilità di intervenire anche su presentazioni Power Point trasformate in PDF, anche con l’aggiunta di punti elenco, indentati, senza perdere né font, né stili, così come l’acquisizione di fogli elettronici, la loro trasformazione in PDF, la possibilità di intervenire sui fogli stessi eventualmente per mantenerli nel formato PDF o anche riconvertendoli.

La nuova interfaccia, ben utilizzabile anche con i touchscreen, propone una serie di attività, ma soprattutto ha il pregio di suggerire, in ogni passaggio, le soluzioni disponibili a seconda di quello che si sta facendo. Anche per chi riceve il documento. Noi l’abbiamo vista all’opera per esempio nei processi di acquisizione di nuovi documenti, nell’impostazione dei servizi eSign (prima chiamati EchoSign, ma sempre compresi in ogni abbonamento Acrobat DC, Document Cloud e da subito per tutti gli utenti Adobe Creative Cloud) e per esempio abbiamo apprezzato come, chi riceve un documento da controfirmare, non debba fare altro che cliccare su una sorta di pulsante Start, per essere guidato nella compilazione finale dei campi mancanti, prima della firma, da qualsiasi device.

Tra le funzionalità più apprezzabili, ancora, c’è Mobile Link, che permette di accedere al proprio lavoro in qualunque momento sia su desktop sia sui dispositivi mobili, mettendo a disposizione i propri file, le impostazioni e le firme, perché in pratica abilita una sincronizzazione continua in cloud, lasciando comunque all’utente la possibilità di spostare manualmente i documenti nel proprio repository, nei casi in cui si decida di disattivare la funzionalità.

Grazie a due nuove app mobile, Adobe Acrobat Mobile e Fill & Sign DC, infine, è possibile creare, modificare, commentare e firmare documenti direttamente sui propri smartphone o tablet. Sono proprio queste le app che permettono di utilizzare la fotocamera del proprio dispositivo mobile come scanner portatile.

Adobe Document Cloud e Acrobat DC sono disponibili a partire da oggi. Abbonandosi ad Acrobat a soli 14,99 dollari al mese, i clienti riceveranno automaticamente i nuovi Acrobat DC e Document Cloud. Acrobat DC è offerto sia su abbonamento, sia con licenza perpetua. Gli abbonati a Creative Cloud non devono fare nulla, per loro Acrobat DC e i relativi servizi sono compresi nella subscription in corso, una scelta coraggiosa e certamente che fa onore ad Adobe quella di non precludere l’accesso a nessun nuovo servizio Document Cloud agli abbonati Creative Cloud, senza chiedere un euro in più.

Le nostre prime impressioni sono più che positive, pensiamo che la soluzione di Adobe, anche per la sua semplicità, potrebbe davvero rappresentare, così come è, la soluzione a tanti problemi atavici anche della nostra pubblica amministrazione. La firma digitale possibile con la soluzione di Adobe, ovviamente da sola non ha valore legale, ma sono già disponibili tutte le API per le possibili integrazioni con gli strumenti di firma digitale già in parte utilizzati; piuttosto sarebbe necessario un vero cambiamento di mentalità perché la flessibilità mostrata da Adobe Acrobat DC e Document Cloud è potenzialmente illimitata e già con le soluzioni implementate, c’è tutto quello che serve per risolvere la maggior parte dei problemi.

 

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