Anche i documenti elettronici vogliono l’archivio

DataStorage

La corretta gestione dei documenti elettronici è diventata un’esigenza
strategica per qualsiasi moderna azienda, che voglia sia rispettare la normativa
vigente sia mantenersi competitiva

Oggi, ogni organizzazione produce, invia, riceve, conserva e gestisce documenti che nella maggioranza dei casi sono originati da elaboratori. Organizzare, ricercare, approvare questi documenti fa parte del quotidiano. I documenti hanno grande valore anche in piccole organizzazioni, per questo non devono essere trascurati, ma gestiti nel modo corretto e quindi, valorizzati. L’integrazione dei dati e delle informazioni non sarà solamente un fatto tecnologico: i processi per lo sviluppo della conoscenza, ovvero per il Knowledge Management, richiedono una particolare organizzazione, quindi un contributo deciso e decisivo delle risorse umane. Il mondo dell’It ha ormai superato la fase di archiviazione fisica dei dati, l’era delle ‘basi di dati’: si guarda ad un futuro sempre più vicino in cui si riesce a qualificare il valore informativo dei dati, e soprattutto a stabilire un valore superione nella correlazione di dati diversi o nella rielaborazione di alcuni dati affinché possano fornire un valore di maggiore conoscenza, cioè possano divenire delle informazioni specifiche e idonee in vari contesti. I sistemi di supporto alle decisioni basano il loro patrimonio informativo su motori di conoscenza, che sono alimentati in modo sistematico da più fonti, e possono consultare più contenuti. Naturalmente per poter gestire e organizzare efficientemente la crescente mole di dati sono necessari gli strumenti adatti e i grandi protagonisti del settore come per esempio EMC, CA e Microsoft si stanno muovendo in tal senso. Quello della corretta ed efficiente gestione delle informazioni è un problema che accomuna l’intera Europa. Secondo Emc, uno dei principali produttori di soluzioni storage, non esistono infatti particolari differenze fra la domanda italiana e quella europea in tema di information management. Sempre secondo Emc, nel nostro paese si sta vivendo una fase di crescita stabile, la problematica dell’information management è strategica per molte imprese. Le dinamiche di gestione di dati e informazioni per le Pmi e le grandi organizzazioni sono di fatto le stesse e identico, con diversi livelli di integrazione, è l’approccio di Emc. Oggi circa l’80% delle informazioni prodotte in azienda sono di tipo non strutturato, provenienti dalle comunicazioni elettroniche, e-mail in testa. È l’effetto prodotto dai nuovi modelli di comunicazione e dalla digitalizzazione. L’esigenza di soluzioni di archiviazione documentale flessibili e tecnologicamente avanzate non potrà che crescere e le stime dicono che il mercato potenziale in Europa possa presto raggiungere quota 20 miliardi di dollari, di cui 1,5 miliardi generati in Italia.

Dove sarà?

Una indagine condotta da Accenture Information Management Services su circa 1000 middle managers in US e UK di aziende con fatturato annuo sopra i 500 milioni di dollari ha evidenziato che i Manager spendono più di un quarto della settimana lavorativa alla ricerca di informazioni. In tale periodo, più della metà di quello che trovano viene considerato di scarso valore pratico, mentre la proliferazione dei mezzi informativi rende la ricerca di valore all’interno delle informazioni difficoltosa. Infine, parte delle difficoltà risiede nella mancanza di collaborazione all’interno dell’azienda tra dipartimenti diversi nella condivisione delle informazioni. Sempre dalla stessa ricerca è emerso come la tecnologia e la proliferazione delle fonti di informazione hanno facilitato il recupero e la distribuzione dell’informazione all’interno dell’azienda. In ogni caso, la mancanza di processi governance su come l’informazione viene distribuita è stata indicata dalla maggioranza dei manager intervistati, come una delle cause di ?information overload?. In particolare, solo il 50% dei managers pensa che la loro azienda stia facendo un buon lavoro nel governare la distribuzione dell’informazione. Egualmente, solo il 50% dei managers ritiene che la loro azienda abbia stabilito degli adeguati processi per determinare quali dati siano davvero necessari ai diversi dipartimenti aziendali.

Nuovi strumenti e nuovi protagonisti

I nuovi sistemi informativi, per essere in grado di adattarsi più velocemente alle esigenze proposte dall’evoluzione del business aziendale dovrebbero prevedere un’infrastruttura di comunicazione efficiente e integrata, un sistema di raccolta, classificazione e condivisione delle informazioni, un motore di ricerca e un portale aziendale. Questi servizi dovrebbero essere costruiti su un’infrastruttura indipendente che permetta di costruire e gestire in modo semplice e flessibile i flussi di lavoro che caratterizzano i processi aziendali quotidiani, basata sugli standard oggi universalmente accettati (XML, Web service) e ispirata ai principi della Service Oriented Architecture (SOA). Naturalmente servono gli strumenti adatti e un’accurata definizione delle policy aziendali. Uno tra i numerosi strumenti disponibili per l’implementazione di una corretta politica di Information Management è stato presentato dallo stesso Bill Gates in occasione della prima conferenza mondiale su Microsoft SharePoint, tenutasi a Seattle. In tale occasione Bill ha evidenziato le funzionalità principali di Office SharePoint Server 2007 che hanno suscitato interesse all’interno della comunità di SharePoint, come per esempio l’introduzione del nuovo Business Data Catalog, che consente di cercare e prendere dati strutturati all’interno di applicazioni line-of-business (come Sap e Siebel) e di integrarli all’interno di SharePoint in diversi modi. Altre novità di Office SharePoint Server 2007 riguardano le nuove funzionalità di ricerca, l’integrazione con Outlook, il supporto delle librerie di documenti in modalità non in linea, i nuovi dashboard di business intelligence e i nuovi servizi Excel.

Conclusioni

E’ ormai un dato di fatto che le aziende moderne sono sommerse da una quantità spaventosa di documenti elettronici. La necessità di poter organizzare documenti di vario tipo in base a criteri di ricerca definiti, in modo che possano essere immediatamente utilizzabili e condivisibili, è diventata un’esigenza strategica per qualsiasi azienda, di qualunque dimensione. Oltre all’esigenza di organizzare e gestire i documenti elettronici, si presenta la necessità di garantirne la sicurezza e di valorizzarne correttamente le informazioni associate. Ecco quindi che parlando di sicurezza introduciamo anche il concetto di Information Security Management, mentre nel caso della valorizzazione delle informazioni introduciamo concetti come l’Ilm (Information Lifecycle Management – gestione del ciclo di vita dell’informazione). Insomma, il discorso di gestire e organizzare i documenti aziendali non è banale e difficilmente può essere esaurito nello spazio di un articolo. I più grandi protagonisti del settore storage, compresa la stessa Microsoft propongono diversi approcci e soluzioni per la corretta gestione dell’Informazione aziendale. Nel corso dell’articolo abbiamo dato una breve introduzione all’argomento mentre in occasione dei prossimi appuntamenti provvederemo ad analizzare nel dettaglio i singoli strumenti disponibili, valutandone pro e contro.

Autore: ITespresso
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