Decalogo su l’uso dell’e-mail

Aziende

L’email è efficace fuori dall’azienda, meno all’interno della propria realtà di lavoro. I consigli da una ricerca Xerox sui manager italiani

Secondo uno studio condotto dagli specialisti di Xerox Global Services , l’e-mail è il mezzo più efficace per comunicare con l’esterno dell’azienda. L’indagine, condotta sui clienti intervistando 100 manager italiani al vertice di aziende appartenenti a diversi settori ha mostrato anche come il 64% dei manager considera la comunicazione interna più efficace se è verbale, mentre per le comunicazioni con l’esterno il 73% ritiene siano più affidabili se gestite via e-mail.

In media gli intervistati ricevono meno di 50 e-mail al giorno, mentre il numero scende a meno di 25 tra i dirigenti della Pubblica amministrazione (il 61% ne riceve meno di 25 al giorno (67% nel settore della sanità) e solo il 9% più di 50. L’indagine ha inoltre rivelato che più di un terzo dei manager (40%) stampa le e-mail ricevute compresi gli allegati. Risulta preferibile leggere su carta piuttosto che al computer, creando duplicati sul server e volumi di carta sul proprio tavolo. Significativo il fatto che l’85% dei manager riconosca l’e-mail come un vero e proprio documento aziendale e il 33% ha confermato che il sistema di gestione documentale adottato in azienda include anche la gestione delle e-mail. La divisione Servizi di Xerox ha predisposto una guida per aiutare i manager a gestire la posta elettronica in maniera più collaborativa. Per I più curiosi ecco il decalogo di Xerox:

1. Essere chiari nei messaggi e-mail, utilizzare il controllo ortografico e rileggere sempre prima di spedire, assicurandosi che il significato non sia ambiguo.

2. Prima di inviare un’e-mail con allegati utilizzare un antivirus sull’allegato.

3. Prima di inviare un’e-mail con allegati pesanti verificare con i destinatari e usare un file “.zip”. E’ comunque preferibile mandare un link a un sito o a una cartella condivisa piuttosto che un allegato.

4. Assicurarsi che l’oggetto sia sempre esplicativo, aiuterà chi lo riceve a ritrovare il messaggio in futuro.

5. Controllare il corpo dell’e-mail quando viene inoltrata per evitare di divulgare informazioni confidenziali o controverse.

6. Utilizzare il campo copia nascosta (ccn), piuttosto che pubblicizzare l’e-mail senza permesso, quando i destinatari sono molteplici.

7. Utilizzare una struttura logica per salvare le e-mail. Se gli allegati vengono rimossi si possono perdere dati nascosti che potrebbero essere utili se dovesse capitare di riutilizzare nuovamente il documento.

8. Cercare di non rispondere mai affrettatamente. Davanti a un messaggio che suscita una reazione negativa occorre soffermarsi per capire con calma il significato effettivo e quindi predisporre una risposta adeguata.

9. Significati e sfumature delle e-mail possono perdersi nella traduzione, evitare di essere ironici o divertenti se non si conosce molto bene il destinatario

10. Non affidarsi alla sola posta elettronica: se può essere più facile e rapido, fare una telefonata, a volte una conversazione è la forma di comunicazione migliore.

Autore: ITespresso
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