Dematerializzare i documenti

DataStorage

Il termine ricorda molto da vicino il teletrasporto dei classici film di
fantascienza, ma la possibilità di trasformare i documenti cartacei in bit è
un’interessante realtà. La recente legislazione, che ha decretato la validità
legale della documentazione digitale, ha aperto numerose possibilità alle
aziende

La rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà grandi risparmi per imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni. Le recenti evoluzioni normative consentono, infatti, alle aziende rilevanti vantaggi in termini di risparmio di costi e di maggiore efficienza organizzativa attraverso la gestione digitale dei dati aziendali. Oltre alla riduzione dei costi per gli spazi destinati agli archivi, la fatturazione digitale può consentire consistenti risparmi nei costi di emissione e gestione delle fatture ed un miglioramento dei processi di gestione interni. Nello specifico la digitalizzazione dei flussi di fatturazione assicura risparmi in relazione all’acquisto di carte, buste e bolli, riduce il tempo di archiviazione e ricerca dei documenti, elimina i ritardi ed i disguidi eventualmente derivanti dall’inoltro delle fatture e riduce i tempi per fornire ai clienti informazioni sui contenuti delle stesse. Dal punto di vista finanziario i nuovi processi migliorano la gestione della tesoreria, mentre dal punto di vista organizzativo la digitalizzazione dei dati assicura una maggiore trasparenza e fruibilità delle informazioni aziendali ed adegua i processi a possibili prospettive di Business Process Outsourcing delle funzioni non strategiche. Dal punto di vista commerciale, infine, la possibilità di inserire messaggi commerciali e comunicazioni come allegati alla fattura si configura come un nuovo canale di marketing one-to-one. Non si deve inoltre dimenticare che i processi di digitalizzazione e catalogazione degli archivi cartacei, aumentando la trasparenza, impattano sulle procedure a tutela delle aziende in sede di responsabilità civile (Legge 231) e sui sistemi di qualità.

Attenti ai termini

A questo punto è comunque necessario introdurre alcune precisazioni. E’ innanzitutto opportuno prendere in esame il termine stesso di dematerializzazione, che appare usato in modo improprio in quanto i documenti digitali non sono affatto privi di materialità. Il supporto digitale introduce significativi cambiamenti, ma è comunque un supporto materiale necessario: per di più presenta molte criticità di gestione e tenuta che non vanno certamente sottovalutate in questa fase di transizione. Non c’è dubbio infatti che i nuovi supporti occupino molto meno spazio e offrano grandi potenzialità di riuso valorizzando i contenuti documentari memorizzati. Tuttavia queste potenzialità non sono prive di conseguenze e implicano una serie di requisiti e di costi che troppo spesso si trascurano nella fase di progettazione dei sistemi informatici. Inoltre la dematerializzazione, o meglio il processo di informatizzazione della memoria documentaria, deve includere il controllo sulla corretta formazione del documento e il governo del ciclo del documento in tutte le sue fasi incluso quello della conservazione. Nessun processo di trasformazione può infatti avere successo se non prevede la definizione di procedure e il controllo gestionale pianificato di tutte le fasi.

Un esempio concreto

Un esempio per tutti delle iniziative in atto per la trasformazione in digitale delle immense quantità di documenti esistenti presso qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione essa sia, è quello offerto dall’accordo siglato tra Kelyan ed InfoCamere. La collaborazione ha portato alla perfetta integrazione delle rispettive soluzioni di Document Management K-Files e di Conservazione LegalDoc. K-Files nasce dall’esperienza di Kelyan nelle problematiche dei processi aziendali e dell’archiviazione documentale che ha portato alla realizzazione di una soluzione di document management integrata con i flussi aziendali, razionalizzando il modo di lavorare in azienda. Una delle caratteristiche salienti di K-Files è infatti la forte integrazione con i sistemi ERP. LegalDoc di InfoCamere è invece il sistema di conservazione a norma di legge dei documenti che permette di mantenere e garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la disponibilità di un documento informatico. Grazie all’integrazione tra le due applicazioni, tutti i documenti memorizzati in K-Files possono quindi essere conservati a norma di legge, utilizzando le funzionalità e le garanzie di LegalDoc. I vantaggi ed i benefici in termini economici ed organizzativi apportati dall’adozione della soluzione integrata K-Files/Legaldoc sono: – Riduzione dei tempi di ricerca, localizzazione e consultazione dei documenti che vengono riprodotti, smistati, spediti e collegati alle procedure gestionali senza movimentazione cartacea – Abbattimento dei costi percepiti e non (stampa, fotocopie, toner delle stampanti, classificatori, etichette, ecc.), tipici della conservazione cartacea – Sensibili risparmi in termini di spazio fisico e garanzia contro il degrado negli anni dei documenti. – Conservazione a norma nel tempo dei documenti informatici all’origine: LegalDoc permette di conservare a norma un documento digitale, gestendo tutte le problematiche connesse alla sua validità nel tempo (gestione della firma e della marca temporale). Infine, e da non sottovalutare, la delega completa delle responsabilità della conservazione. InfoCamere, in qualità di Responsabile della conservazione, si impegna infatti a conservare i documenti inviati da K-Files a LegalDoc secondo le procedure prescritte dalla delibera CNIPA 11/2004. Viene quindi meno l’esigenza di nominare e formare un responsabile interno della conservazione che si dovrebbe accollare tutte le responsabilità connesse.

Conclusioni

La recente legislazione che ha decretato la validità legale della documentazione digitale ha aperto numerose possibilità alle aziende, che ne possono approfittare per ridurre I costi di gestione dei documenti cartacei e aumentare l’efficienza organizzativa interna. Tuttavia perché il processo di dematerializzazione (come viene chiamata la trasformazione in digitale dei documenti cartacei) possa risultare efficace, devono essere considerate nuove necessità organizzative e l’introduzione di nuovi strumenti. In effetti, il termine stesso di dematerializzazione può trarre in inganno. I documenti infatti non perdono consistenza, ma introducono nuovi supporti di archiviazione che, pur risultando meno ingombranti e più comodi, richiedono particolari strumenti di gestione e nuove pratiche di Document management. Inoltre, perché la digitalizzazione dei documenti risulti veramente efficace deve prevedere una stretta integrazione con i software gestionali utilizzati in azienda. Insomma, la dematerializzazione dei documenti risulta un processo comunque delicato che converrebbe affrontare affiancati da esperti del settore. Particolari fornitori di soluzioni per la digitalizzazione dei documenti si sono inoltre attrezzati per fornire in outsourcing la conservazione e la gestione dei documenti, fornendo strumenti per il backup, il restore e il Document management. Affidando esternamente la gestione dei documenti digitali si riesce a ottenere realmente una dematerializzazione dei documenti aziendali, che vengono trasformati in semplici bit in viaggio sulla rete.

Autore: ITespresso
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