Documento digitale: un futuro possibile

DataStorage

Un osservatorio costituito da NetConsulting e InfoCamere propone utili
indicazioni e linee guida per semplificare la vita a numerose aziende

L’adozione del documento digitale da parte di Enti e Imprese potrà comportare risparmi fino a 16 miliardi di euro. E’ quanto emerge dall’Osservatorio Permanente sul Documento Digitale realizzato da NetConsulting per InfoCamere. Nonostante un contesto legislativo e tecnologico favorevole all’adozione del documento digitale, la necessità di gestire ed archiviare una mole crescente di documenti cartacei rappresenta ad oggi una delle principali aree di inefficienza per le Aziende e gli Enti pubblici. Proprio per contribuire a risolvere i problemi che frenano lo sfruttamento delle possibilità offerte dall’adozione del documento digitale sono stati sviluppati comitati e Osservatori come quello organizzato da NetConsulting e InfoCamere, il quale ha già prodotto un primo ed interessante rapporto.

Addio alla carta per risparmiare

In base ai risultati pubblicati nel rapporto sembra che buona parte degli enti e delle aziende italiane continua a lottare con i costi e le inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. L’adozione del documento digitale invece, rende possibile identificare una serie di risparmi, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca e archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva) al 90% (per la Posta Elettronica Certificata). Complessivamente, il rapporto stilato dall’osservatorio ha stimato i seguenti risparmi derivanti dall’adozione su larga scala delle forme più comuni di documento digitale:

? Fatturazione elettronica ed archiviazione e conservazione sostitutiva: 14 miliardi di Euro; ? Posta Elettronica Certificata: 720 milioni di Euro; ? Cedolino elettronico per i dipendenti della Pubblica Amministrazione: 882 milioni di Euro; ? Trasmissione telematica dei certificati: 472,5 milioni di Euro

Il totale raggiunge un potenziale risparmio complessivo di circa 16 miliardi di Euro.

Settori strategici

Per quanto riguarda, la diffusione del documento digitale nelle Aziende e negli Enti, si evidenzia un forte interesse in questa direzione ma, allo stesso tempo, una criticità legata alla necessità di dover gestire ancora un’elevato volume di documenti cartacei. Le aree dove risiedono le maggiori potenzialità per l’utilizzo del documento digitale sono rappresentate, accanto ai tradizionali processi di back-office (Acquisti, Finanza, Personale), sempre più dai processi di core business ad elevata componente documentale e che spesso vedono l’interazione diretta con il cliente finale. Indubbi sono i guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, che le aziende intervistate riconducono principalmente alle seguenti aree:

? Tempo di ricerca del documento (-80%); ? Numero di persone dedicate al processo (-43%); ? Tempo medio di svolgimento del processo (-73%); ? Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%) ? Percentuale di documenti perduti (-90%).

Il documento digitale, quindi, dopo aver ricevuto dignità da un punto di vista giuridiconormativo, si appresta a diventare uno dei principali abilitatori per l’ottimizzazione dei processi aziendali e l’aumento di efficienza di aziende ed enti pubblici.

Conclusioni

L’adozione del cosidetto Documento Elettronico in sostituzione alla documentazione cartacea ancora utilizzata in troppe realtà aziendali, potrebbe tradursi contemporaneamente in un aumento di competitività e in un consistente risparmio economico. Purtroppo il passaggio non è così automatico e richiede un incontro virtuoso tra clienti e fornitori, basato sulla piena comprensione delle potenzialità della tecnologia e delle esigenze gestionali del cliente. Le aziende stesse devono affrontare la migrazione utilizzando un piano evolutivo preciso e programmato meticolosamente. Se questo tipo di approccio risulta più semplice per le aziende private, nella pubblica amministrazione deve ancora scontrarsi con abitudini e normative che ne frenano la diffusione. Benvengano quindi Osservatori dedicati come quello costituito da NetConsulting e InfoCamere in grado di fornire utili indicazioni e proporre linee guida.

Autore: ITespresso
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