Il software che smaterializza i documenti

NetworkReti e infrastrutture

Si chiama Lex ed è una soluzione pacchettizzata, e già testata da comuni e imprese, per realizzare un archivio elettronico, completa di consulente legale e amministrativo per aggirare le difficoltà di implementazione

Dal 1987 sviluppa software per la gestione elettronica dei documenti e la prima realizzazione per la pubblica amministrazione risale al 2000, quando vennero pubblicati i riferimenti definitivi del Cnipa, che definivano le regole per la conservazione elettronica sostitutiva dei documenti. ?Il comune di Pesaro voleva organizzare un archivio elettronico per il settore anagrafe?, spiega Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Unico di Top Consult. ?Normalmente quando un comune rilascia una carta di identità ne archivia una copia presso di sé e ne invia una alla Questura. Ora il comune di Pesaro ha eliminato tutta la stampa, la movimentazione e la gestione fisica dei documenti. Ormai è addirittura collegata in rete con la Questura e la Guardia di Finanza per lo scambio di dati e documenti . Ora il comune ha esteso questa soluzione anche ad altri tipi di informazioni e da quest’anno estenderanno l’archivio anche alla parte amministrativa per la gestione delle fatture. La riduzione di tempo e costi è evidente? . Se Pesaro ha aperto la strada, con una realizzazione premiata anche dal Forum Pa, da allora Top Consult l’ha proposta con successo ad altri comuni, come Borgosesia e Pioltello, ad altri comparti della pubblica amministrazione come le Asl (per esempio l’Istituto per Ricerca sul Cancro di Candiolo, in provincia di Torino, o l’Asl di Ivrea) e alle aziende tout court. Ovviamente l’applicazione ha tenuto conto di tutte le novità normative, perché la conservazione ottica sostitutiva è consentita da un insieme di leggi, riepilogate dal decreto del 1° gennaio 2006, cui ha fatto seguito un regolamento del Cnipa, che consente di distruggere gli archivi cartacei, e quel nuovo archivio elettronico e il nuovo archivio dal quale estrarre i documenti e le copie conformi . ?Il problema non è tanto nel software – continua Zaffagnini – è il contesto normativo e organizzativo che è tutt’altro che semplice. Occorre nominare una persona che sia responsabile dell’archivio ottico e che provveda a fare in modo che rimanga consultabile e a norma. Per questo non solo abbiamo rilasciato un nuovo modulo del software, ma abbiamo affiancato all’applicazione anche servizi di consulenza organizzativi e legali, tenuti rispettivamente da un commercialista e da un civilista al corrente di tutta la parte normativa, per insegnare ai comuni i diritti e doveri e il rispetto della legge, con corsi di formazione presso il cliente?. Si tratta di una vera e propria soluzione verticale, una pacchettizzazione, che è anche rivenduta da 15 partner dell’azienda. ?Al momento i rivenditori si trovano soprattutto nel Centro Nord – prosegue Zaffagnini – ora il nostro obiettivo è di trovare una rete di rivenditori anche nel Centro Sud. Cerchiamo partner in grado di offrire soluzioni, che siano software o system integrator anche medio piccoli purché ben radicati nel territorio. A loro intendiamo offrire tutto il nostro supporto, non solo la formazione sulla nostra applicazione, insegniamo anche il quadro normativo e come proporre i servizi. Il pacchetto al cliente finale costa circa 12 mila euro, un prezzo che comprende il software, un esperto it che si occupa di implementare il progetto e una serie di giornate per la formazione del personale. L’archivio viene certificato, viene creato un manuale e aiutiamo a scegliere il responsabile. Insomma mettiamo il comune o l’azienda nelle condizioni di affrontare senza paura questo passo?. Tolta la difficoltà di istituire a norma l’archivio elettronico i vantaggi sono evidenti. Il documento elettronico è molto più facile da gestire, distruggere l’archivio cartaceo consente di risparmiare spazio e costi legato all’adeguamento alla legge 626 di un archivio. ?Le opportunità nel settore della pubblica amministrazione per il nostro prodotto sono enormi, perché sono realtà che vivono di carta?, conclude Zaffagnini. ?Per contro i ripetuti tagli alla spesa pubblica, hanno messo molti comuni nell’impossibilità di spendere. Inoltre è un settore dove è difficile trovare chi si faccia carico di prendere l’iniziativa, assumersi la responsabilità del cambiamento. Va meglio nelle Asl, dove la gestione è più simile a quella delle imprese. Perché naturalmente anche le aziende private costituiscono un serbatoio di potenziali clienti per questo software?.

Autore: ITespresso
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