La storia aziendale in un cd

DataStorage

La validità legale dei documenti digitali offre interessanti prospettive alle
aziende e promette un futuro senza carta

La “legge 15 marzo 1997, n. 59”, nota anche come legge “Bassanini uno “, attribuisce ai documenti informatici la medesima validità e rilevanza giuridica dei documenti cartacei (art.15, c.2). Inoltre, nell’ambito della stessa legge, si delineano nuovi criteri di formazione e gestione documentale (con strumenti informatici o telematici), criteri fortemente innovativi rispetto a quelli, basati su carta e inchiostro, attualmente in uso. La soluzione adottata per equiparare i documenti informatici ai documenti cartacei è di natura squisitamente tecnologica. Con il “Dpr 10 novembre 1997 n. 513”, quale regolamento di attuazione della legge 59/97. Il Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 definisce un regolamento contenente i criteri e le modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici. In particolare l’Art. 2. ribadisce abbastanza chiaramente la validità legale di quello che viene chiamato ‘Documento informatico’. Nel dettaglio: “Il documento informatico da chiunque formato, l’archiviazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente regolamento”. Si tratta di un decreto legge quasi banale nella sua semplicità, ma dalle immense potenzialità. Oltre a fornire validità legali ai documenti conservati in formato elettronico, il decreto introduce infatti, per la prima volta nell’ordinamento giuridico italiano, il concetto di “firma digitale “. Si tratta di uno strumento, basato sulla crittografia moderna, che potrà cambiare il modo di operare di notai, magistrati, funzionari pubblici e responsabili amministrativi. Insomma, grazie a questa investitura di legalità dei documenti le aziende possono ora eliminare definitivamente le immense moli di carta che accompagnavano l’archiviazione dei documenti fiscali, e annate di fatture, offerte, pagamenti potranno ora essere interamente contenute su pochi supporti ottici.

Gestione digitale dei documenti

Per Gestione Digitale Documenti si intende l’insieme di attività comprendenti:

Acquisizione e trasformazione in formato elettronico dei documenti dell’Azienda

La loro associazione a “indici” di identificazione

La memorizzazione su supporto elettronico in modo da poterli successivamente distribuire (all’interno e all’esterno), ricercare e riutilizzare.

Per quanto riguarda il processo di acquisizione, la metodologia utilizzata è collegata alla tipologia del documento. Lettere, corrispondenza e disegni su carta vengono quindi digitalizzati utilizzando lo scanner. fax, e-mail e altri messaggi possono essere direttamente prelevati in formato elettronico dalla linea di comunicazione. Per l’acquisizione di dati gestionali è possibile invece collegarsi alle applicazioni gestionali. Le aziende si trovano quindi a fronteggiare due tipologie di problemi. Da una parte infatti devono dotarsi degli strumenti hardware e software necessari a digitalizzare tutte le copie cartacee dei documenti esistenti. Dall’altra devono prevedere l’implementazione dei necessari meccanismi atti a produrre automaticamente una copia digitale di tutti i futuri documenti prodotti in azienda.

Firma digitale

Come già accennato, lo stesso decreto, all’art. 10 introduce la definizione e validità della Firma digitale. In particolare, i punti fondamentali dell’articolo in questione specificano che:

1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma digitale.

2. L’apposizione o l’associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.

3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.

4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa a opera del soggetto pubblico o privato che l’ha certificata.

5. L’uso della firma digitale apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

6. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.

L’apposizione di Firma digitale possiede quindi la stessa validità di un timbro o di una firma ‘reali’. Grazie alle caratteristiche e alle possibilità offerte dalla Firma digitale, i documenti possono essere prodotti e distribuiti già in formato elettronico, senza dover transitare prima da una copia cartacea.

Conclusioni

Il decreto legge che sancisce la validità legale dei documenti elettronici e della Firma Elettronica offre alle aziende la possibilità di disfarsi finalmente dell’enorme mole di documenti che, per motivi fiscali e legislativi, devono essere mantenuti anche per numerosi anni. Il documento cartaceo può facilmente rovinarsi o deteriorarsi, mentre la sua copia digitale può rimanere inalterata per periodi lunghissimi. Inoltre, la ricerca di documenti digitali può essere effettuata più velocemente e con maggiore precisione. Insomma, non si vede al momento per quale ragione non valga la pena approfittare della ghiotta occasione. Eppure sembra che la pratica di affidare la documentazione aziendale al digitale non stia avendo il successo che ci si aspettava, fatta salva la Pubblica amministrazione dove, le indicazioni ministeriali obbligano di fatto a considerare determinate soluzioni. Ma perchè le aziende non sembrano aver accettato le possibilità offerte dalla gestione ottica dei documenti? Pigrizia? Mancanza di conoscenza? Forse il motivo è da ricercare nella necessità di effettuare investimenti sia per convertire in digitale gli archivi esistenti sia per acquisire automaticamente i documenti prodotti in seguito. Insomma, alla fine come per molte altre necessità, come per esempio la tutela della privacy, o l’implementazione di adatte misure di sicurezza, anche per l’archiviazione ottica il freno principale sembra essere costituito dalla ‘paura del cambiamento’. Se così fosse il fenomeno dovrebbe comunque diffondersi lentamente fino a diventare un abitudine consolidata. Come al solito … non ci resta che aspettare.

Autore: ITespresso
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