L’ABC del backup

DataStorage

Effettuare il backup dei dati essenziali delle principali applicazioni Microsoft non è poi così difficile come sembra

E’ vero, esistono anche altri sistemi operativi e molti di essi stanno iniziando ad affermarsi, ma la maggioranza degli uffici utilizza normalmente Microsoft Outlook per gestire la propria posta e Microsoft Internet Explorer per navigare in Internet. Spesso con l’abitudine di tenere tutta la posta che si riceve con l’intenzione di rileggerla in seguito con calma o per tenere traccia di particolari scambi di messaggi si finisce per intasare il programma con centinaia di mail. Potrebbe essere comodo effettuare saltuariamente un backup dei propri messaggi sia al fine di alleggerire Outlook, sia per questioni di sicurezza. I backup della posta potranno infatti essere trasferiti su Cd e quindi archiviati in luoghi sicuri. Pochi semplici passaggi Le componenti fondamentali di Microsoft Outlook da salvare assolutamente sono costituite dalla rubrica degli indirizzi e dai messaggi contenuti nelle cartelle di posta. L’operazione più facile e quella da cui partiremo è quella che consente di salvare i messaggi di posta. La semplicità dell’operazione è rappresentata dal fatto che il file contenente tutti i messaggi di posta, avente estensione .pst è contenuto nella cartella del programma Microsoft Outlook e può essere copiato e trasferito su qualsiasi supporto. ATTENZIONE che questo file deve solo essere copiato e non spostato, altrimenti i messaggi in esso contenuti non saranno più disponibili sul sistema in uso. Salvataggio documenti

1) Un primo semplice sistema per recuperare i file con estensione .pst è quello di seguire il percorso di directory fino ad arrivare in quella dove è stato installato il programma Microsoft Outlook e trascinare il file Outlook.pst sul supporto (floppy, Zip, CD-RW) preferito. Il percorso delle directory dipende dall’utente che sta utilizzando il sistema, in quanto Windows dedica a ogni utente autorizzato una cartella contenente il profilo dell’utilizzatore. In ogni caso, attraverso l’icona “Risorse di sistema” presente sul Desktop è possibile accedere al contenuto del disco C e quindi, dovrebbe essere seguito il percorso seguente, dove, al posto di <utente> si troverà il proprio nome: C:Documents and Settings<utente>Impostazioni localiDati applicazioniMicrosoftOutlook Attenzione che la cartella in questione potrebbe essre nascosta. In tal caso dovrete chiedere aiuto a qualche tecnico oppure, provare con il sistema successivo. L’alternativa per trovare il file Outlook.pst è quella di utilizzare la funzione di ricerca messa a disposizione da Windows. Premendo il tasto “Start” (Avvio nella versione italiana) di Windows e selezionando la voce “TrovaFile o cartelle?” si può accedere alla finestra di ricerca. Troveremo il cursore già posizionato a sinistra nella casella “Nome:”. Scriviamo “.pst” e attiviamo la ricerca premendo il tasto “Cerca ora”. Se la ricerca avrà successo troverete l’icona che identifica il file Outlook.pst nella finestra di destra. A questo punto, basterà afferrare l’icona con il cursore del mouse e trascinarla sul dispositivo di backup (floppy, Zip, CD-RW). Attenzione: se avete attivato la funzione di archiviazione automatica di Outlook, i file con estensione .pst da salvare saranno due: Outlook.pst e Archive.pst. Salvataggio indirizzi Per salvare l’elenco degli indirizzi utilizzeremo la funzione “Importa ed esporta?” resa disponibile direttamente da Outlook. Come prima cosa selezioniamo l’opzione “Importa ed esporta?” dalla voce “File” del menu principale di Microsoft Outlook. Ci verrà mostrata la finestra contenente tutte le operazioni di Importazione ed Esportazione previste dal programma. Ai fini di questa guida, la voce che ci interessa è la prima e cioè “Esporta in un file”: Selezioniamola e passiamo alla prossima fase premendo il tasto “Avanti>”. Scegliere il formato La nuova finestra ci chiede in quale formato vogliamo esportare i dati d’interesse. I più esperti potranno cogliere l’occasione di esportare l’intera rubrica di Outlook nel formato riconosciuto da uno dei programmi compresi nella suite Microsoft Office, come per esempio Access o Excel in modo da poterli gestire con maggiore efficienza o utilizzandoli in modo personalizzato. Per non complicarsi la vita, chi desidera semplicemente salvare una copia di sicurezza dei propri indirizzi può selezionare “Valori separati da virgola (Windows)”. Passiamo alla prossima finestra premendo il solito tasto “Avanti>” Cosa salvare Dopo la selezione del tasto Avanti nel passo precedente viene visualizzata una finestra particolarmente strategica che riporta l’intera struttura dei documenti Outlook. Tra le voci elencate è facilmente individuabile anche l’icona “Contatti”. E’ quella che dobbiamo selezionare prima di andare avanti. E’ interessante notare che nell’elenco visualizzato compaiono anche i messaggi di posta che quindi avrebbero potuto essere salvati anche per mezzo di questa procedura. E’ comunque da rilevare che il semplice spostamento di un file come descritto nella prima parte dell’articolo è molto più veloce. Dove salvare Siamo arrivati all’ultima fase dell’operazione. Dopo aver indicato cosa salvare e in quale formato dobbiamo ora specificare dove vogliamo che i dati siano memorizzati.Nella casella presente nella finestra visualizzata possiamo quindi indicare direttamente il percorso relativo a uno dei dispositivi di backup oppure selezionarlo attraverso il tasto “Sfoglia?”. A questo punto, la prossima finestra che verrà visualizzata conterrà il tasto “Fine” la cui pressione attiverà la copia dei nostri indirizzi. Conclusioni Un patrimonio costituito dai messaggi di posta inviati e ricevuti da numerosi e fondamentali contatti rigorosamente salvati nella propria rubrica. Come fare per salvare in modo rapido semplice e sicuro queste preziose e fondamentali informazioni? Il sistema è semplice e veloce e può essere realizzato in pochi semplici passi. Le informazioni salvate potranno poi essere trasferite su un qualsiasi supporto e quindi archiviate in posto sicuro a costituire un archivio storico di tuti i propri scambi di e-mail.

Autore: ITespresso
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