Le linee guida del protocollo informatico

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Pubblicato sulla G.U. il Decreto del Ministro per l’Innovazione e le
Tecnologie del 14 ottobre 2003 che approva le linee guida per l’adozione
del protocollo informatico.

ROMA. E’ stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 249 del 25 ottobre 2003 il Decreto del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003 che approva le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Lo scopo delle linee guida e’ quello di contribuire a creare, fornendo un quadro unitario ed aggiornato, le condizioni organizzative, funzionali e tecnologiche per la progettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemi informativi automatizzati al fine di avviare, entro l’ anno 2003 e quindi dal 1° gennaio 2004, il protocollo informatico e gestire i procedimenti amministrativi in modo elettronico. Il documento e’ rivolto a tutte le Amministrazioni pubbliche e si prefigge di fornire alle stessa un supporto nell’interpretazione e attuazione delle leggi, al fine di contribuire a promuovere una revisione sostanziale dei procedimenti amministrativi, cogliendo cosi’ lo spirito della norma che ha inteso creare i presupposti di una semplificazione dei procedimenti amministrativi ed una maggior trasparenza dei processi verso il cittadino e l’impresa. Nel documento vengono esaminati gli adempimenti delle Amministrazioni, le funzionalità minime, la gestione documentale e la gestione dei flussi lavorativi, dando risalto alle attività che l’Amministrazione deve svolgere per ciascuna delle suddette fasi. Come e’ noto già con la direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 9 dicembre 2002 sono stati definiti gli indirizzi per l’ adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi. Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L’ adozione di tali sistemi migliorerà inoltre la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni. La legge sulla trasparenza amministrativa (Legge 241/90) unita alla validità giuridica del documento elettronico sancita dalla Legge 59/1997 ha dato la spinta alla rivoluzione digitale nella P.A. che si e’ concretizzata con l’emanazione delle norme relative alla firma digitale (DPR 513/97) e al protocollo informatico (DPR 428/98). Tali norme sono state successivamente inserite nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000) che può sicuramente considerarsi la normativa fondamentale di riferimento in materia di protocollo informatico. Ormai, pero’, e’ prossimo il termine del 1 gennaio 2004 previsto dalla normativa per l’adozione di sistemi di protocollo informatico e considerato che molte amministrazioni sono in netto ritardo il Ministro Stanca ha ritenuto opportuno pubblicare queste Linee Guida che dovrebbero essere di aiuto agli Uffici pubblici per il rispetto del termine. Difatti il documento chiarisce che il protocollo informatico può essere adottato secondo due tipi di approccio, il primo completo ed il secondo caratterizzato da una gradualità nella realizzazione. Nel primo caso, protocollo, automazione della gestione e dell’iter delle attività, formazione e conservazione dei documenti informatici costituiscono un unico sistema di governo elettronico; nel secondo caso, il protocollo informatico si pone come il punto di avvio di un sistema amministrativo informatico nel quale l’ informazione utilizzata e’ solo di tipo digitale, valida in quanto tale, e l’informazione su supporti documentali cartacei viene trasformata in digitale. Ogni Amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa e tecnologica, ferma restando la scadenza del 1° gennaio 2004, dovrà valutare la possibilità di adottare l’uno o l’altro approccio, partendo eventualmente da quello minimale per poi evolvere gradualmente verso un sistema gestionale completamente automatizzato.

Autore: ITespresso
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