L’email dipendenza parla europeo

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Uno studio condotto da Dynamic Market illustra l’email culture in Europa. Dalla posta elettronica su Pc all’email mobile

L’Europa è caratterizzata da una forte presenza di email-dipendenti. Il dato emerge da una ricerca commissionata da Symantec e condotta da Dynamic Market su 1.700 utenti. Lo studio ha sondato singoli gruppi elezionati tra aziende di grandi dimensioni in 17 paesi dell’Europa, del Medio Oriente e dell’Africa. Il 75% degli intervistati ha infatti dichiarato di non poter fare a meno dell’e-mail e uno su cinque rientra in una nuova categoria di utenti detti “dipendenti”, soggetti cioè che controllano la posta elettronica in maniera compulsiva e si abbandonano al panico se non riescono ad accedervi. Tutto il personale tende inoltre a utilizzare l’e-mail per le attività lavorative quotidiane e per reperire informazioni.I cinque usi principali della posta elettronica sono: reperire documenti ricevuti per e-mail (74%); verificare i dati degli appuntamenti fissati (66%); reperire documenti inviati per e-mail ad altri (63%); reperire contatti (62%); comunicazioni personali (60%). L’e-mail viene chiaramente utilizzata come resoconto formale (il 58% del personale la usa per reperire i verbali delle riunioni). Inoltre, il 56% utilizza l’e-mail per reperire accordi firmati con clienti e fornitori. Il 32% usa l’e-mail per verificare chi ha detto che cosa in una corrispondenza. Inoltre, il 20% ricorre all’e-mail per rivedere gli archivi delle conversazioni telefoniche. Per contro, il 46% del personale usa l’e-mail per delegare mansioni, mentre il 33% la usa per aggiornare e controllare i propri promemoria. Questa dipendenza dall’e-mail sembra prolungare la giornata lavorativa, e non solo per i dipendenti ai livelli più elevati. Stranamente, i dipendenti di livello inferiore tendono a controllare la posta al mattino prima dei colleghi di livello superiore. In dettaglio, in una normale giornata lavorativa, una percentuale maggiore di junior manager e dipendenti amministrativi, pari al 60%, controllano la posta prima delle 9 del mattino, contro il 51% dei senior manager. In Italia la media dell’ora in cui si controlla per la prima volta l’e-mail è delle 8,40 a.m.; alle 17,50 in media, in Italia, si controlla per l’ultima volta l’email. In una normale giornata lavorativa, i dipendenti dedicano in media 2 ore al giorno all’e-mail: lo stesso dato vale per la media italiana. Questo tempo viene impiegato ricevendo in media 38 messaggi al giorno per dipendente, che per alcuni arrivano anche a 450 (in Italia la media è di 32). Il resto del tempo è dedicato all’invio di e-mail; il dipendente medio invia 25 email al giorno (in Italia 24), ma alcuni arrivano anche a 350. Sembra anche che in genere i dipendenti ricevano più e-mail di quante ne spediscano (55%). Ma i dipendenti sembrano essere in grado di gestire la corrispondenza personale per e-mail sul lavoro; il 75% inviano infatti la stessa quantità di e-mail personali che ricevono. Curiosamente, la percentuale media di e-mail personali inviate è maggiore per i senior manager (10%) che non per i quadri (7%) e junior manager e il personale amministrativo (5%). Secondo lo studio gli intervistati rientrano essenzialmente in quattro categorie distinte in base all’uso che fanno dell’e-mail. Tali categorie sono: i disciplinati: il 49% degli intervistati sostiene di essere “disciplinato”, ovvero rilassato rispetto all’e-mail ma molto rigido in merito a quando e dove utilizzarla, limitandola all’orario di ufficio e ai luoghi di lavoro; i dipendenti: il 21% dichiara di controllare l’e-mail in maniera compulsiva, abbandonandosi al panico se non riesce ad accedervi. Questo gruppo trascorre più tempo connesso all’e-mail ogni giorno (2,6 ore in media), effettua il primo controllo della giornata prima delle 9 del mattino e invia e riceve più e-mail rispetto alle altre categorie; i fobici: il 10% si definisce tecnofobico quando si tratta dell’e-mail, gli utenti di questa categoria utilizza l’e-mail solo per le funzioni di base poiché preferiscono la comunicazione verbale; i sopraffatti: il 6% viene “bombardato” dalle e-mail e ha difficoltà a farvi fronte. Molti dei messaggi non vengono letti e gli utenti sono terrorizzati all’idea di connettersi. Nell’era del’email mobile, il 31% dei dipendenti sono utenti dell’e-mail mobile e hanno un telefono cellulare che usano per controllare l’e-mail fuori ufficio. L’apparecchio più usato per controllare l’e-mail fuori ufficio. L’apparecchio più utilizzato furi ufficio è: il laptop (26%); il telefono cellulare (10%); dispositivo portatile BlackBerry o similare (2%). Gli utenti dell’e-mail mobile sono soprattutto dipendenti ad alto livello. È interessante notare come, mentre un maggior numero di dipendenti hanno un laptop rispetto alle altre personalità, un maggior numero di sopraffatti (9%) abbiano un dispositivo BlackBerry o similare, che usano per controllare l’e-mail dell’ufficio. Secondo lo studio sembra che l’e-mail mobile sia generalmente apprezzata e faccia ormai parte della vita quotidiana. Questa osservazione è confermata dal fatto che solo il 27% degli utenti dell’e-mail mobile affermano che questo strumento ha un impatto negativo sull’equilibrio della loro vita lavorativa e non vi è alcuna differenza in base al livello di servizio e a come il personale si pone rispetto alla questione. Analogamente, solo il 27% degli utenti dell’e-mail mobile affermano che la possibilità di controllare la posta al di fuori dell’orario di lavoro aumenta lo stress legato al lavoro e quasi altrettanti (23%) affermano che lo riduce. Ecco infine le situazioni in cui l’e-mail dell’ufficio viene controllata: il 40% – in vacanza ? soprattutto i senior manager (46%); il 38% – durante le assenze per malattia; il 34% – appena si svegliano al mattino; 30% – come ultima cosa prima di andare a dormire la sera, soprattutto i “dipendenti” (47%); 11% – durante le occasioni sociali; il 7% – fuori a pranzo o a cena con il partner; il 5% – alla festa di compleanno dei figli ? soprattutto i senior manager (9%). Concludendo, “Le caratteristiche di ciascuna di queste categorie non stupiscono,” commenta Marco Riboli, Country Manager di Symantec Italia. “Ciò che preoccupa è il fatto che quasi il 40% del campione ha un approccio malsano all’e-mail: l’e-mail può portare enormi benefici e facilitare la vita lavorativa, ma gli utenti devono controllare il loro modo di usarla e il numero di volte in cui vi accedono. L’e-mail inoltre non dovrebbe mai ostacolare il lavoro e i dipendenti dovrebbero autoregolarsi e imparare a gestire la posta nel modo più efficiente possibile.” Nel 2005 il numero di e-mail da gestire è aumentato notevolmente; il 91% delle imprese afferma infatti che negli ultimi 12 mesi il volume è aumentato in media del 47%, con un conseguente aumento del tempo dedicato alla loro consultazione e gestione. Il 52% dedica due o più ore al giorno all’invio e al ricevimento della posta elettronica, mentre il 15% vi dedica quattro ore al giorno, pari a più di due giorni lavorativi alla settimana. Uno degli aspetti incoraggianti emersi dallo studio è tuttavia un atteggiamento molto positivo nei confronti dell’e-mail. Se il 27% degli intervistati afferma che controllare la posta al di fuori dell’orario di lavoro aumenta lo stress, una percentuale significativa (23%) al contrario sostiene che lo riduce. Il 43% degli utenti dell’e-mail mobile ritiene che l’accesso fuori ufficio li renda più efficienti e il 75% è convinto che sia compito loro, e non dei loro datori di lavoro, tenere sotto controllo la propria inbox.

Autore: ITespresso
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