L’estate porta consiglio anche negli archivi

DataStorage

Si avvicina il periodo della pausa estiva e sarebbe strategico approfittarne
per mettere un po’ di ordine tra i propri dati. Questo vademecum riassume punto
per punto le mosse essenziali da mettere in atto per non fare passi falsi

Con l’arrivo del caldo e delle vacanze estive i ritmi si rallentano, le aziende si spopolano e le emergenze non sono più così pressanti. Insomma, l’estate si propone come il periodo ideale per IT manager e anche per singoli utenti per ritagliarsi un po’ di tempo per riordinare dati e idee, in vista della ripresa autunnale.

Privati o singoli utenti

I singoli utenti normalmente necessitano di mettere al sicuro due tipologie principali di dati: i messaggi di posta elettronica e i documenti.

Salvare la posta

Tutti i messaggi della posta Outlook sono contenuti in un file con estensione .pst. Il sistema più semplice e immediato per salvare tutti i dati della posta è quindi quello di individuare il file in questione e, in base alle dimensioni, effettuarne una copia su supporto adatto. Un primo semplice sistema per recuperare i file con estensione .pst è quindi quello di seguire il percorso di directory fino ad arrivare in quella dove è stato installato il programma Microsoft Outlook e trascinare il file Outlook .pst sul supporto (floppy, Zip, CD-RW, chiavetta, Dvd) preferito. Il percorso delle directory dipende dall’utente che sta utilizzando il sistema, in quanto Windows dedica a ogni utente autorizzato una cartella contenente il profilo dell’utilizzatore. In ogni caso, attraverso l’icona “Risorse di sistema ” presente sul Desktop è possibile accedere al contenuto del disco C e quindi, dovrebbe essere seguito il percorso seguente, dove, al posto di <utente> si troverà il proprio nome o quello con il quale si accede al sistema: C:Documents and Settings<utente>Impostazioni localiDati applicazioniMicrosoftOutlook L’alternativa per trovare il file Outlook.pst è quella di utilizzare la funzione di ricerca messa a disposizione da Windows. Premendo il tasto “Start” (Avvio nella versione italiana) di Windows e selezionando la voce “TrovaFile o cartelle?” si può accedere alla finestra di ricerca. Troveremo il cursore già posizionato a sinistra nella casella “Nome:”. Scriviamo “.pst” e attiviamo la ricerca premendo il tasto “Cerca ora”. Se la ricerca avrà successo troverete l’icona che identifica il file Outlook.pst nella finestra di destra. A questo punto, basterà afferrare l’icona con il cursore del mouse e trascinarla sul dispositivo di backup. Attenzione: se avete attivato la funzione di archiviazione automatica di Outlook, i file con estensione .pst da salvare saranno due: Outlook.pst e Archive.pst.

Salvare i documenti

L’occasione potrebbe essere propizia per implementare un sistema di ordinamento e classificazione dei documenti. Il sistema più veloce è quello di creare varie cartelle in base alle diverse tipologie di documenti prodotti nel corso dell’anno. Naturalmente il sistema può essere complicato a piacere creando delle cartelle superiori che classificano i documenti in base all’anzianità degli stessi, ai settori di appartenenza, ai progetti e così via. In ogni caso, la creazione di un sistema gerarchico di cartelle, oltre a velocizzare e semplificare le ricerca dei diversi documenti, permetterà di attivare procedure automatiche di backup. Tra le diverse possibilità di backup (la più semplice delle quali prevede di copiare direttamente la gerarchia di cartelle sul supporto più idoneo), Microsoft Windows rende disponibile una funzione piuttosto completa e semplice da usare. La procedura varia leggermente a seconda della versione di sistema operativo utilizzata, ma in linea di massima, i passaggi principali restano sempre gli stessi. Di seguito daremo brevemente una descrizione della procedura da seguire nel caso di un’installazione Windows XP Professional. Per raggiungere l’utility per il backup resa disponibile da Microsoft con i propri sistemi operativi Windows dovrete seguire il seguente percorso a partire dal tasto start (o avvio) della barra strumenti: Start->Programmi-> Accessori->utilità di sistema->Backup. Una volta avviata l’utility è consigliabile scegliere la modalità guidata (Wizard). Selezionare quindi la voce ?Backup dei file e delle impostazioni’ nella finestra successiva e procedere con il tasto ?Avanti’. Tra le diverse opzioni presenti nella finestra successiva dovrà essere selezionata la voce ?Scelta elementi di cui eseguire il backup’ e quindi proseguire con il solito tasto ?Avanti’. Le operazioni da compiere nella finestra successiva sono spiegate chiaramente dal testo presente. In ogni caso sarà necessario selezionare dall’elenco proposto le cartelle e i file dei quali si desidera effettuare il backup. Nella finestra successiva verrà proposto un elenco di unità e percorsi sui quali destinare la copia di backup che si sta per eseguire. In prima battuta potrebbe essere possibile (sempre se lo spazio è disponibile) indirizzare la copia di backup sul desktop o su un disco fisso, per provvedere poi in seguito alla sua masterizzazione o trasferimento su supporto adeguato. Selezionando il tasto ?Fine’ si attiverà quindi il processo di backup. Al termine del processo vi troverete quindi con un file di backup nella posizione prescelta che potrete spostare con comodità. Le operazioni di ripristino sono quasi speculari a quelle descritte per il backup e possono essere attivate immediatamente, effettuando un doppio click sul file di backup precedentemente creato.

Piccoli uffici

Perché non acquistare un’unità storage di rete? Nell’ultimo periodo i vari produttori hanno proposto soluzioni a portata di tutte le tasche e di tutte le dimensioni. Nella maggior parte dei casi si tratta di dispositivi all-in-one dotati di una o più interfacce di rete, diverse connessioni Usb che permettono di ampliarne le capacità, sistemi operativi indipendenti ed eventualmente alcuni servizi sempre utili quali DHCP e FTP. In generale il meccanismo di configurazione e utilizzo è piuttosto semplice e prevede la creazione dei diversi utenti, la loro eventuale divisione in gruppi e l’assegnazione di una quota disco a ciascuno. Tutte le operazioni generalmente possono essere effettuate attraverso una consolle Web e la presenza di Wizard semplifica le diverse operazioni. Le singole cartelle degli utenti potranno poi essere posizionate come collegamenti sui computer dei singoli dipendenti che vi potranno trasferire comodamente i propri dati. Se l’installazione di una simile unità viene poi fatta coincidere con le operazioni descritte precedentemente nel caso dell’utente singolo, effettuate su ciascun pc aziendale, ecco che in pochi e semplici passaggi sarà possibile effettuare velocemente il backup delle informazioni principali dell’intera azienda.

Conclusioni

Sia che siate singoli utenti, sia che occupiate la posizione di responsabile IT di un piccolo ufficio, il periodo estivo si propone come momento ideale per fare un po’ di ordine tra i propri dati. In particolare, se le operazioni suggerite al singolo utente per riordinare e proteggere i propri dati fondamentali, vengono combinate a livello d’ufficio con l’installazione di una unità storage di rete, ecco che in pochi e semplici passaggi è possibile effettuare il backup dell’intera azienda.

Autore: ITespresso
Clicca per leggere la biografia dell'autore  Clicca per nascondere la biografia dell'autore