Lundbeck-Microrex, quando la scansione va blindata

Stampanti e perifericheWorkspace

CASE HISTORY – Lundbeck Italia, parte del Gruppo Lundbeck, realtà internazionale in ambito farmaceutico si è avvalsa di Microrex per implementare PageScope Enterprise Suite 3.0, un sistema Konica Minolta che consente di evitare usi impropri delle stampe, dispersione di documenti secretati o comunque non divulgabili

Blindare l’uso improprio di documenti stampati e/o scansionati, si deve e si può, specie se stiamo parlando delle informazioni sulla salute di un individuo. Era questa l’esigenza della società Lundbeck Italia, parte del Gruppo Lundbeck, realtà internazionale in ambito farmaceutico (patologie del Sistema Nervoso Centrale) con sede a Valby-Copenaghen e presente in 57 Paesi con oltre 5.900 dipendenti. La Ricerca e lo Sviluppo di nuove molecole nella sede principale di Valby e negli Stati Uniti, sono alla base della continua crescita della compagnia, con investimenti pari al 20% dei ricavi. La produzione farmaceutica si concentra, oltre che in Danimarca e Francia, anche in Italia, con stabilimento a Padova e uffici direzionali a Milano.

Lundbeck Italia ha una fitta rete di relazioni e di scambio di documenti che vede, nell’utilizzo del parco macchine stampanti multifunzione, un asset strategico e non più un mero strumento commodity. La società ha chiesto aiuto a Microrex, società  di Milano da trent’anni nel mercato dell’Office Automation, e ha di fatto blindato le proprie multifunzioni implementando PageScope Enterprise Suite 3.0, un sistema Konica Minolta che consente di evitare usi impropri delle stampe, dispersione di documenti secretati o comunque non divulgabili, e anche stampe inutili.AccurioPress C6100 location picture EFI external controller 150797

Con PageScope le operazioni si programmano in rete sul proprio pc e i documenti si ritirano alla macchina solo con il proprio badge, senza più digitare sul pannello della MFP, operazione che tra l’altro richiede sempre una certa formazione tecnologica alla quale non tutti sono ben disposti. In caso di visitatori, con il Badge Guest si evita di doverli accompagnare alle macchine, ma non si perde il controllo dell’uso della stampante. Vantaggi in termini di efficienza delle persone, che evitano le code di altri colleghi con le stesse esigenze davanti alla macchina. Infine la programmazione permette di evitare le stampe inutili o lanciate per sbaglio o dimenticate nel vassoio di uscita copie della macchina, con risparmio dei costi e minor deterioramento dell’hardware causato da uso inutile.

AccurioPress C6100
AccurioPress C6100

Il progetto Microrex per Lundbeck ha riguardato 3 MF Konika Minolta ed è stato condotto dall’It Manager Alberto Manzoni e dall’It Coordinator Carlo Di Prima per Lundbeck e da Alessandro Elwert per Microrex. “La nostra esigenza è principalmente di stampare e scannerizzare in formato PDF compatto a colori”, ha spiegato Di Prima. “Attualmente abbiamo ridotto a 2 unità il parco macchine che stampano 45 pagine al minuto B/N e colore e che devono soddisfare le esigenze di 30 dipendenti, sia on site sia da remoto, più quelle dei visitatori, per un totale di stampe annue di 144mila pagine colore e 96mila bianco e nero. La macchina in standby impiega 4,6 secondi a partire con la prima copia. Se la macchina è attiva, zero secondi.  Considerando questi  numeri si ha la misura del risparmio di tempo nella giornata lavorativa dei dipendenti e del vantaggio organizzativo portato da PageScope all’azienda, che prima non aveva sotto controllo il costo delle risme e subiva le pause lavoro dei soggetti causa attese alla macchina. Senza contare la nostra esigenza più importante che era la tutela della riservatezza delle informazioni“.

AccurioPrint C2060
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Dalla nostra esperienza risulta che negli uffici il 30% delle stampe sono inutilizzate. Questo – spiega Elwert – perché sono stampate per errore, perché vengono dimenticate nel cassetto della multifunzione, che di solito è lontana dalla propria postazione, perché, mentre si stampa, ci si accorge di un errore nel testo o che il documento che serve è un altro. Tutta carta che nel migliore dei casi finisce nei cestini. Un altro problema è riuscire a ritirare le proprie stampe prima che altri utilizzatori le disperdano. Ecco perché consigliamo l’introduzione di PageScope e del badge unitamente al noleggio o acquisto di MFP Konica Minolta. In Lundbeck abbiamo utilizzato i badge aziendali identificando il lettore idoneo da collegare alle stampanti. Ora se un una macchina è occupata, si può stampare sull’altra. Tutti i badge aziendali utilizzati per la timbratura accessi, per accedere all’ascensore, ai parcheggi, sono applicabili a PageScope. Se l’azienda non ha un badge, lo procuriamo noi e lo possiamo anche personalizzare con il logo dell’impresa. Il costo varia in base al numero delle licenze del software Konica Minolta, ovvero al numero delle macchine dove vengono installati i lettori, non al numero dei dipendenti. Con mille dipendenti, per due macchine servono solo due licenze. Page Scope può essere installato in concomitanza con l’installazione delle macchine, sul server virtuale o dedicato dell’azienda, dai nostri tecnici certificati Konica Minolta, sotto la guida del responsabile di rete del cliente. PageScope è adatto a tutti i modelli di multifunzione Konica Minolta, comprese le A4 che hanno un hard disk interno, fino alle Bizhub C360 di 8 anni fa”.

Lundbeck Italia, reception
Lundbeck Italia, reception

“Da Novembre 2011, la sede di Lundbeck Italia si trova  all’interno del Palazzo Montecatini, realizzato da Gio Ponti negli anni 1938-1939. E’ fra i palazzi che hanno fatto la storia architettonica di Milano e rappresenta la maggiore opera estetica razionalistica degli anni precedenti la Seconda Guerra Mondiale. All’inaugurazione, fu definito il palazzo per uffici più moderno d’Europa. Si tratta insomma di una sede prestigiosa per un’azienda che vuole esprimere sempre la massima qualità. Per questo, nel mio ruolo di IT Coordinator della Compagnia, sento la responsabilità di contribuire all’immagine di Lundbeck con una tecnologia conforme alla generale immagine di efficienza e affidabilità del brand, contribuendo così anche alla profittabilità. Da anni Microrex ci fornisce prodotti, servizi, assistenza e consulenza con competenza e nel rispetto dei ritmi di lavoro di  Lundbeck e anche per il progetto Page Scope siamo rimasti soddisfatti. In un’epoca di continua evoluzione tecnologica avere un fornitore di fiducia per l’Office Automation è fondamentale”, conclude Di Prima.