Quando si portano le informazioni in cloud non tutti i servizi sono uguali

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Spesso quando si vuole accedere a un’informazione o a un documento bisogna ricordare se si trova su un hard disk locale, in un sistema di file condiviso in rete , in un ‘applicazione di gestione documentale o in un servizio consumer di condivisione e sincronizzazione di file

La domanda di un accesso a qualsiasi file , da qualsiasi località su qualunque dispositivo ha dato vita una nuova categoria di servizi cloud da almeno cinque anni. Alcuni di questi servizi hanno realizzato quanto promesso , ma spesso hanno create nuove categorie di quelli che vengono chiamati nel gergo informatico silos di informazioni, cioè contenitori isolati dagli altri per i diversi tipi di informazioni.

Spesso quando si vuole accedere a un’informazione o a un documento importante bisogna ricordare se si trova su un hard disk locale, in un sistema di file condiviso in rete , in un ‘applicazione di gestione documentale o in un servizio consumer di condivisione e sincronizzazione di file. O in molti di questi contemporaneamente. Questi silos esistono perché nessun servizio spesso è in grado di soddisfare le necessità dell’utente e aiutarlo a fare quello che deve.

Inoltre la crescita esplosiva di strumenti di Online File Sharing ( OSF) ha aperto la strada all’adozione di queste soluzioni anche in ambiente aziendale. I fornitori di soluzioni non intendono necessariamente create questi silos di informazione, ma i limiti di alcune architetture e spesso un approccio sbrigativo obbligano gli utenti a ricorrere alle funzioni di drag and drop  dallo store dei contenuti nel loro sistema per iniziare a lavorare.

Ma poi nascono diversi interrogativi: dove poi vado a salvare il documento? Quale è la versione più aggiornata? È’ possibile accedervi in mobilità? Forse esistono strade migliori e un sistema per rompere queste barriere di contenuti piuttosto che crearne uno nuovo. Ma la prima strada da seguire è quella di scardinare i silos esistenti. Secondo alcuni esperti una soluzione ideale per le aziende sarebbe quella di non copiare tutti i file da un server locale e sistemarli in un deposito informativo separato nel cloud come fanno molte soluzioni di sincronizzazione e di sharing per consumatori; invece bisognerebbe semplicemente aprire i sistemi di storage dei file di un’azienda e rendere i file e le directories disponibili nel cloud come se fossero su un server locale.

syncplicity-windows-screenshot

 

E’ questa la strada intrapresa da EMC con uno strumento studiato specificatamente per le aziende come EMC Syncplicity che rende l’informazione da molti sistemi di storage automaticamente accessibili da cloud. Questo approccio risolve un problema comune di questo tipo di servizi : con app così numerose per la condivisone di file, la collaborazione e la produttività gli utenti spesso devono passare da un’interfaccia utente ad un’altra completamente diversa e nello stesso tempo cercare di ricordare dove si trova esattamente un file. Quest’ultimo problema esiste già quando si utilizza a un solo sistema di file, ma aumenta di un ordine di grandezza per ogni sistema in più che si usa.

Le  policy di Syncplicity
Le policy di Syncplicity

Per fare un confronto basta pensare alla facilità dell’esperienza di utilizzo quando è possibile accedere a un’app consumer e a siti utilizzando Facebook con accesso a tutti gli amici e l’opzione di condividere senza soluzioni di continuità gli aggiornamenti da questa app su Facebook. Senza perdere tempo e con una esperienza d’uso estremante soddisfacente. Inoltre con il continuo allargarsi degli ecosistemi e degli app store organizzati attorno ai dispositivi mobili e il proliferare del trend BYOD la possibilità di accedere ai file suo ogni dispositivo in ogni momento diventa sempre meno un bonus e sempre più una semplice promessa. Gli strumenti di file sharing per le aziende devono sbloccare i silos di informazioni e renderli accessibili su tutti i device ai dipendenti perché ne facciano uso. Documenti e file sono inutili senza che siano accessibili quando, dove e come gli utenti ne abbiano necessità.

SharePoint in mobility
SharePoint in mobility

Molte piattaforme di content management – ad esempio SharePoint di Microsoft – nascono per essere accessibili solo da PC collegati ai server dell’organizzazione pena la mancanza di sicurezza. L’apertura alla mobilità delle infrastrutture esistenti di gestione di documenti e di storage di file senza richiedere una migrazione su larga scala dei dati è la sfida che i servizi cloud di file sharing devono vincere per influenzare veramente la capacità di lavoro di persone sempre più mobili e connesse. Così come i file sono inutili se gli utenti non possono accedervi, una soluzione di sincronizzazione e condivisione di file non mantiene le sue promesse se imita solo le esperienze ottenibili con le tecnologie di ieri.

Box su device iOS
Box su device iOS

I dispositivi mobili hanno preso possesso di quasi ogni aspetto della vita delle persone e app come Flipboard hanno ridefinito le modalità con cui interagiamo con il contenuto, ma molte applicazioni – come Box o Dropbox – stanno semplicemente ricreando su piccolo schermo le esperienze ad albero di un PC. Invece le app in via di sviluppo in maniera innovativa devono mettere in grado i dispositivi mobili di trarre vantaggio soprattutto dagli elementi di “contesto” dell’utente come la località in cui si trova, le attività che si svolgono nelle vicinanze e i feed dei social media.

Dropbox for Business
Dropbox for Business

Un’ esperienza d’uso ottimale per l’utente più evoluto deve comprendere funzionalità già all’interno dell’applicazione mobile (in-app) come una navigazione semplificata tra gli archivi (folder) e ottimizzata per l’interfaccia touch, l’utilizzo di dati di tipo contestuale e adattata alla situazione di mobilità come almeno la localizzazione e le informazioni di prossimità. L’obiettivo principale di una buona applicazione mobile di sincronizzazione, archiviazione e condivisione dei file dei documenti resta sempre lo spezzare delle barriere dei silos informativi che impediscono una facile interazione dell’utente con le sue informazioni per permettere loto di svolgere il lavoro quando serve , dove serve in ufficio oppure fuori. In sostanza l’obiettivo di ogni soluzione di produttività, che ogni PMI deve perseguire quando è messa di pronte a scelte sul fronte e della mobilità e dello storage.

Autore: ITespresso
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