Risparmiare si può

Management

Lo dice Lexmark a proposito dei costi di produzione

Lexmark Italia presenta la seconda edizione del TCO Report, lo studio condotto da Xplor Italia Research relativo all’analisi delle politiche, delle prassi operative e dei costi del Document&Print Management (D&PM). La prima indagine aveva puntato l’attenzione sul mondo delle PMI. Oggi, a distanza di tre anni, l’iniziativa si è indirizzata verso il segmento delle grandi imprese private e degli enti pubblici con l’obiettivo di offrire uno scenario completo e articolato sul peso che la gestione documentale ha in queste realtà e sulle azioni che esse hanno intrapreso per ridurre il TCO. Ogni anno la spesa per la gestione dei documenti può ammontare a una quota compresa tra il 6% e il 10% del fatturato globale dell’azienda e può addirittura incidere fino al 15% del suo giro d’affari. L’imperativo odierno è, dunque, definire adeguate azioni di ottimizzazione dei processi documentali e dei relativi oneri di possesso ed esercizio per migliorare il workflow operativo. L’indagine ha, innanzitutto, analizzato la percezione delle aziende in merito alla rilevanza che la gestione documentale ha sul loro business ? in termini di costi e investimenti ? ed entrando nel dettaglio dei processi operativi, ha delineato lo status della loro infrastruttura. Partendo da quest’ultimo aspetto è emerso che, mediamente, in tutti i settori esaminati il numero di dispositivi di stampa installati in azienda è maggiore rispetto a chi effettivamente li utilizza (in media 1,15 utenti per device, contro i 4/6 utenti per device consigliati) creando evidenti inefficienze in termini di gestione e manutenzione delle macchine. Per quanto riguarda l’approccio organizzativo alla gestione documentale, invece, ben due terzi delle aziende hanno dichiarato di non aver definito un piano strategico per questa area di attività. Se globalmente, in termini di attenzione al problema, emerge la consapevolezza di dover migliorare i processi di D&PM, nei fatti molte realtà ancora faticano ad attuare piani di intervento concreti per garantire la produttività in ufficio. Utility e mondo della Distribuzione risultano i più attivi: in particolare il settore Utility ritiene fondamentale gestire i flussi documentali (al 100%); all’ultimo posto ancora i grandi enti pubblici. Dati significativi sui costi di gestione che impattano sui budget aziendali sono legati anche al tempo impiegato quotidianamente dal personale per la gestione dei documenti e al numero delle pagine prodotte mensilmente: ben 8 aziende su 10 dichiarano che complessivamente il tempo dedicato dai propri dipendenti è superiore al 40% dell’intera giornata lavorativa; inoltre, il 68% degli intervistati, con in testa il settore Finance, ha affermato di stampare più di 100.000 pagine al mese. l vero paradosso è che alla domanda ?Potete fornire una stima dei costi che state sostenendo?’ più di una azienda su tre non ha saputo rispondere; peraltro, nel 91% dei casi non esiste un budget dedicato al D&PM: il 59% non ha idea della cifra da destinare a questa attività e il 32% non prevede una voce di spesa al riguardo. Il restante 9% del campione ha invece dedicato alla gestione documentale tra il 6 e il 15 % del budget. I vantaggi sottolineati da chi ha già implementato delle soluzioni di gestione documentale sono per l’86% del campione un miglioramento della comunicazione interna e per il 75% delle imprese un lavoro più collaborativo, cui seguono le voci relative al servizio e alla comunicazione con l’esterno; e ancora, per il 48% delle aziende, l’aumento della soddisfazione dei clienti. Inoltre, attraverso strumenti di gestione documentale sono migliorati il marketing (per il 36% del campione) e la produttività (32%) globali. I dati analizzati finora mostrano uno scenario ancora frammentato dove molte realtà, in primis la Pubblica Amministrazione, devono adottare un approccio strategico che porti a un progressivo processo di ottimizzazione delle procedure, a una razionalizzazione dei flussi documentali, e, allo stesso tempo, a un significativo ed effettivo risparmio di tempo e risorse. Il quadro che emerge dalle rilevazioni di Xplor Italia Research fotografa uno scenario complesso e articolato. La mancanza di una visione di insieme, di figure professionali adeguatamente preparate, la scarso utilizzo di soluzioni tecnologiche e pratiche quotidiane errate sono tutti fattori che incidono sull’inefficienza delle attività legate ai documento. Al contempo, è evidente che adottare un approccio strategico in questa area del business aziendale porta a reali miglioramenti della produttività e una effettiva riduzione dei costi. ?Aumentare la competitività e lo sviluppo delle imprese attraverso l’ottimizzazione dei processi documentali è possibile?, afferma Fulvio Re, Presidente Commissione Documentale Xplor Italia e Marketing Manager delle Applicazioni e Soluzioni Documentali di Lexmark International. ?Analizzare la correlazione tra risorse disponibili, le pratiche e l’operatività spicciola porta ad individuare una mappa attendibile degli oneri ascritti al D&PM secondo il modello di analisi del TCO di Xplor Italia Research e a definire insieme alle aziende il percorso che le indirizza verso l’adozione di prassi ottimali?. Realizzata nell’estate 2006 tramite interviste telefoniche, lo studio ha interessato un campione rappresentativo di 44 imprese private ed Enti Pubblici con più di 250 dipendenti appartenenti a vari settori (Produzione, Distribuzione, Utility, Servizi, Finance, PA).

Autore: ITespresso
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