Scavolini, quando la mole di documenti diventa critica

Management

Grazie a un sistema incentrato su Microsoft Office SharePoint Server 2007, la società ha razionalizzato l’archiviazione documentale, arrivando a poter individuare e accedere ai singoli documenti in modo tempestivo.

Da oltre 20 anni il brand di cucine ?più amato dagli italiani?, con un’offerta di oltre 5.000 modelli, 185 milioni di euro di fatturato e 500 dipendenti, Scavolini si è trovata a dover gestire settimanalmente circa 10.000 documenti cartacei ed elettronici (8.000 solo in area commerciale) prodotti sia internamente sia derivanti dall’esterno.

A fronte di questa situazione, la gestione documentale doveva offrire supporto a grandi moli di documenti, con tirature anche da 20.000 copie al mese, e di singoli documenti di dimensioni rilevanti. Il tutto avveniva mediante fili condivisi: le informazioni che provenivano dal sistema di Enteprise Resource Planning (schede di magazzino, schede contabili, libri giornali e così via), dagli strumenti di produttività personale, dai i fax e da qualsiasi altro tipo di documento cartaceo venivano memorizzate in un file system, comportando problemi non indifferenti di gestione, di ricerca e di conservazione. ?Coesistevano diversi flussi informativi, strutturati e destrutturati – ha spiegato Edoardo Gentili, responsabile gestione sistemi informativi di Scavolini – che, oltre a portare una ridondanza dei dati, impedivano una vera e propria gerarchizzazione, rendendo critica la loro gestione?.

La situazione ha indotto l’azienda a correre ai ripari, adottando un’applicazione capace di ottimizzare la gestione documentale e che non fosse vincolata al sistema Erp già in uso. ?Volevamo una piattaforma aperta e centralizzata, che ci garantisse la massima integrazione con tutti i sistemi aziendali e che fosse scalabile nel tempo?, ha precisato Gentili.

Valutati una serie di aspetti tecnologici e strategici, la scelta è caduta sul sistema documentale aziendale Microsoft Office SharePoint. Con l’ausilio di it Consult, che ha definito la reingegnerizzazione documentale di Scavolini su più asset operativi, sviluppati per far fronte a una pluralità di esigenze, in soli tre messi il sistema è stato portato a regime.Oltre ad aver realizzato un portale di gestione documentale integrata interna e una extranet per gli agenti, it Consult ha attivato un sistema di formalizzazione ed esecuzione dei processi aziendali, attraverso un Workflow Management System.

Il progetto è stato scaglionato in due fasi: la prima è stata dedicata alla gestione dei documenti già presenti nel file system, la seconda ha affrontato le problematiche inerenti i documenti contabili generati dall’ERP, in particolare la digitalizzazione di tutto il ciclo attivo. A completamento del progetto, it Consult ha integrato un sistema di archiviazione e di conservazione sostitutiva dei documenti, incentrato su un modulo verticale proprietario: josh Archive!, nativamente integrato con Microsoft SharePoint Portal Server.

L’adozione della soluzione Microsoft ha permesso a Scavolini di razionalizzare la gestione documentale, con la possibilità di individuare e di accedere ai documenti in modo tempestivo. Inoltre, la conservazione sostitutiva dei documenti e la digitalizzazione di tutte le comunicazioni verso la rete di vendita ha portato a un abbattimento dei costi della carta. Tale applicazione è stata infatti aperta agli agenti nella extranet del gruppo con l’obiettivo di rafforzare la comunicazione tramite la pubblicazione delle fatture sul portale, evitando di inviare documentazione cartacea via posta ordinaria come avveniva in precedenza. La intranet è stata poi integrata da una parte con l’Erp aziendale e dall’altra con un modulo verticale per la conservazione sostitutiva dei documenti consentita dalle recenti normative.

La digitalizzazione evoluta del nuovo sistema di document management ha semplificato notevolmente la gestione delle informazioni, assicurando una maggiore trasparenza e solidità dei dati, fornendo chi opera all’interno o all’esterno dell’azienda una piattaforma collaborativa efficiente. ?Le informazioni oggi sono concentrate in un unico sistema, molto intuitivo ? ha concluso Gentili – che ha semplificato agli utenti la reperibilità dei dati e che ci ha permesso di avere l’archiviazione automatica dei documenti contabili e della loro conservazione sostitutiva a norma di legge, riducendo i costi di gestione?.

Autore: ITespresso
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