Un mondo di carta digitale

Management

Abbandonato il sogno del "Paperless Office"oggi ci si accontenta di un "Less Paper Office", con una completa integrazione tra documenti cartacei ed elettronici

Definire il concetto di sistemi per la gestione dei documenti e di macchine per ufficio è un compito molto arduo, poiché l’evoluzione tecnologica ne ha ampliato, anno dopo anno, il significato, anche come conseguenza della diffusione sempre più massiccia degli audiovisivi e dei documenti in forma elettronica. Storicamente, il primo vero strumento di “meccanizzazione”dell’ufficio è stata la macchina per scrivere che, all’inizio del 1900, aveva già iniziato in modo massiccio a sostituire penne e calamai. L’introduzione delle prime fotocopiatrici a carta speciale e dei fax negli anni ’50 e la costante diffusione dei sistemi a carta comune nei tre decenni successivi, hanno determinato cambiamenti sostanziali nel lavoro quotidiano di segretarie e impiegati. Erano le prime avvisaglie della rivoluzione informatica che 40 anni fa è entrata negli uffici con i terminali dei “mainframe”commerciali, ha preso piede con i minicomputer degli anni’70 e ha infine drasticamente modificato ruolo e identità di tutti i colletti bianchi, con le reti di personal computer e con le periferiche di stampa “self-service”. I progressi nell’organizzazione del lavoro impiegatizio hanno creato l’esigenza di disporre di macchine più intelligenti e facili da usare, al fine di aumentare la produttività dei dipendenti. Nella scelta delle macchine per ufficio ha quindi iniziato a pesare non solo il puro rapporto costo/prestazioni delle singole apparecchiature, ma anche il valore degli incrementi di efficienza derivanti dalle funzionalità specifiche disponibili nelle macchine stesse. Per esempio, la fascicolazione, la perforazione e la pinzatura dei documenti, se eseguite manualmente, hanno costi aziendali molto elevati; pertanto la disponibilità di tali “accessori”(o “add-on”) per il processo di finishing assume un peso sempre più determinante nella scelta dei clienti. Negli anni ’90, la bit-technology ha dimostrato le sue potenzialità: le fotocopiatrici da analogiche sono diventati digitali e si sono collegate in rete, alla funzione copia si sono aggiunte quelle di stampa, di fax e di scanner. Le stampanti ink-jet hanno occupato quasi ogni scrivania,mentre le laser si sono trasformate da periferiche di computer in server di stampa multifunzione o arricchendosi degli accessori per il trattamento carta. Sono nate le piattaforme digitali multifunzione di output, dette Mfp (MultiFunction Product), evoluzione delle fotocopiatrici digitali “office”e delle stampanti “It”di rete, con sofisticate funzionalità di controllo e gestione in rete locale e via Internet. Le macchine per ufficio si sono quindi trovate all’incrocio di tre mondi: il tradizionale mercato delle forniture per ufficio, l’informatica e le telecomunicazioni.

Autore: ITespresso
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