Xerox All’avanguardia Nella Gestione Documentale Elettronica

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Ormai la gestione elettronica dei documenti e’ divenuta una necessita’ di
tutte le aziende per ridurre fastidiose voci di costo.

MILANO. Secondo un’indagine condotta da IDC per conto di Xerox, i documenti sono considerati un elemento critico per il successo del business, ma poche aziende conoscono i costi reali della loro gestione. Una corretta strategia di gestione documentale aiuterebbe le aziende a ridurre del 50% le spese legate ai documenti. Ed e’ proprio in questo ambito che Xerox, da oltre dieci anni nel settore della gestione e outsourcing documentale, si e’ focalizzata, sviluppando esperienza e competitivita’ a favore delle aziende. L’amministratore delegato della Xerox, Philippe Martinez ha dichiarato che l’approccio iniziale della societa’, in questo settore, mira a identificare le aree sulle quali intervenire a livello di processi. A questa fase segue la definizione, insieme al cliente, di un’adeguata strategia di gestione dei processi documentali che viene poi implementata da Xerox. I risparmi sono spesso consistenti, in particolare quando l’azienda e’ propensa a riconsiderare il suo modo di lavorare e a rivolgersi a un partner di outsourcing. Effettivamente in questa particolare era tecnologica la gestione elettronica documentale sta assumendo una rilevanza notevole sia in ambito pubblico che privato, in quanto come e’ noto ogni unita’ organizzativa riceve e produce un’enorme quantita’ di documenti. Tale attivita’ si estrinseca in processi governati da procedure e regole complesse ed articolate. L’attivita’ di protocollazione e’ quella fase del processo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica. Costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le aziende ed all’interno di ciascuna di esse; le modalita’ di gestione adottate in merito assumono di conseguenza una importanza fondamentale nella strategia operativa aziendale. Il conseguente sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo uniti all’espansione dell’uso della posta elettronica, rende possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalita’ di lavoro delle unita’ organizzative. Ma al fine di comprendere meglio alcuni aspetti fondamentali della gestione elettronica dei documenti e’ necessario a questo punto chiarire che cosa si intende per gestione documentale. Con tale termine si fa riferimento alla gestione informatica dei documenti in modalita’ avanzata. E’ stata cosi’ denominata perche’ si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialita’ legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi. Essa consiste in realta’ in una macro-categoria che ricomprende attivita’ assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalita’ che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che e’ quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilita’ degli stessi a livello informatico. StudioCelentano.it

Autore: ITespresso
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