La Fatturazione elettronica è una rivoluzione di processo. Una soluzione pratica

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La fattura elettronica per la PA si avvia verso i 50 milioni di fatture l'anno

Axioma offre soluzioni software gestionali per aziende italiane. L’analisi del problema/opportunità fatturazione elettronica e la proposta per trasformare i processi e acquisire vantaggi

Come è stato già il GDPR, anche la fatturazione elettronica può rappresentare uno stimolo per le aziende ad abbracciare la trasformazione digitale. Un giusto approccio a questi problemi dovrebbe infatti considerare queste regole non tanto come un onerosa difficoltà in più per il business, quanto l’occasione per ripensare tutti i processi.  

Le aziende, e non a torto, considerate anche le incertezze del legislatore (si pensi al problema privacy sollevato solo pochi giorni fa a meno di due mesi dall’entrata in vigore), sono preoccupate in merito all’impatto che questa novità avrà sull’attività di business.

E’ un approccio sbagliato perché rischia di nascondere i benefici che i nuovi sistemi implementati avranno sulla produttività delle risorse e sui costi di gestione dell’intero processo ordini-pagamenti.

I dati dell’Osservatorio Elettronica ed eCommerce B2B rivelano come il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura e dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine, ma solo a condizione che il processo gestionale sia completamente digitalizzato.
Proviamo con la guida di Axioma ad offrire un approccio sincretico per affrontare il problema come un’opportunità.

Primo passo verso la Fatturazione Elettronica

La normativa si basa sul concetto di formato standard dei documenti fattura, l’XML, e il primo passo per le aziende deve dunque essere l’implementazione di uno strumento che generi la fattura di vendita dal sistema ERP, che riceva dal Sistema di Interscambio quella passiva- entrambe in XML – e che i due documenti vengano portati in Conservazione sostitutiva.

Ma come collegare gli altri documenti che non hanno l’obbligo dell’XML ma fanno parte del fascicolo? Preventivi, ordini di acquisto, ordini di vendita, bolle, fatture estere…In un’ottica di massimizzazione dell’efficienza e digitalizzazione dell’intera area amministrativa, dovranno essere archiviati unitamente alle fatture XML con un sistema documentale.

L’analisi dei processi

Se è vero che la fatturazione elettronica riguarda i documenti fattura, va altresì compreso che il processo in sé è prettamente gestionale. Le aziende devono dunque innanzitutto definire i loro obiettivi per quanto concerne il livello di automazione che desiderano ottenere dai moduli software che governano questi processi. Partiamo allora da una analisi di questi ultimi.

Il ciclo attivo prevede i seguenti passaggi: ricevere l’ordine, consegnare la merce o erogare il servizio, generare la fattura, inviarla allo SDI in XML, contabilizzarla, ricevere il pagamento e verificarne la coerenza. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI.

Fatturazione – Il ciclo passivo

Il ciclo passivo invece prevede di generare la richiesta d’acquisto, farla autorizzare, inviare l’ordine al fornitore, ricevere la merce o il servizio, verificare che la bolla sia coerente con quanto ordinato, ricevere la fattura passiva in XML tramite SDI, effettuare il pagamento, contabilizzarla. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI. 

La ricetta

A questo punto è necessario decidere per un approccio manuale o automatico. 
Proponiamo a questo punto la ricetta di Axioma che indirizza verso la soluzione con questi criteri: una gestione del colloquio con lo SDI in maniera manuale aggiunge costi e tempo di risorse umane che cresce in modo proporzionale a seconda della dimensione dell’azienda e del volume di fatture da gestire ed archiviare.

Trattare un documento in formato cartaceo, riportano alcune analisi di Google, costa circa 25 euro all’anno, tra stampe, spedizioni, archiviazione, distribuzione. 

Al contrario l’azienda propone di automatizzare l’intero processo attivo e passivo dall’emissione/ricezione della fattura alla contabilizzazione automatica, dall’invio allo SDI alla gestione delle notifiche e conservazione sostitutiva sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo, con il supporto al cliente, più efficienza nella gestione e la riduzione dei costi.

Il 92 percento dei clienti Axioma, secondo il management, ha confermato l’aggiornamento dei sistemi applicativi per adeguarsi alla nuova normativa e il 50 percento lo ha già installato e testato. La proposta è applicabile a tutte le industries: Industria, Servizi e Banche. 

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